Os procedimentos para utilização dos recursos do PDDE, nos moldes estabelecidos pela Resolução nº 9, de 2011, podem ser facilmente resumidos em apenas 5 (cinco) passos, comentados a seguir:
1º Passo: Levantamento e seleção das necessidades prioritárias
2º Passo: Realização de pesquisas de preços
3º Passo: Escolha da melhor proposta
4º Passo: Aquisição e/ou contratação
5º Passo: Guarda da documentação
1º Passo: Levantamento e seleção das necessidades prioritárias
Inicialmente, a UEx ou EM beneficiária dos recursos do PDDE deverá realizar, com a participação de professores, pais, alunos, entre outros membros da comunidade escolar, o levantamento das necessidades prioritárias da escola que representa e a seleção dos materiais e bens e/ou serviços destinados a suprir essas necessidades.
Todos os materiais e bens e/ou serviços escolhidos, bem como as razões que determinam as escolhas, deverão ser registrados em ata, com subsequente afixação de sua cópia legível em local de fácil acesso e visibilidade, na sede da escola beneficiária, para divulgação, em especial à comunidade escolar, das aquisições e/ou contratações que serão realizadas com os recursos do PDDE.
Tal iniciativa tem por objetivo incentivar a participação e o controle sociais na gestão desses recursos, promover escolas mais democráticas e garantir maior transparência no uso do dinheiro público.
2º Passo: Realização de pesquisas de preços
Após o levantamento das prioridades deve ser realizada ampla pesquisa de preços, preferencialmente no comércio local (que favorece a redução de custos, bem como dinamiza e fortalece a economia da região), junto aos fornecedores e/ou prestadores que atuem nos ramos do produto e/ou do serviço a ser adquirido e/ou contratado, sendo obrigatória a avaliação de, no mínimo, 3 (três) orçamentos.
As 3 (três) melhores propostas oferecidas deverão ser indicadas no formulário Consolidação de Pesquisas de Preços para apuração dos menores preços obtidos para cada item ou lote cotado e definição dos fornecedores e/ou prestadores nos quais poderão ser efetivadas as compras e/ou contratados os serviços.
Além de evitar quaisquer tipos de favorecimentos, tal procedimento possibilita a escolha da proposta mais vantajosa para o erário, isto é, aquela que oferece produtos e/ou serviços de melhor qualidade pelo menor preço.
3º Passo: Escolha da melhor proposta
Para seleção da proposta mais vantajosa ao erário, deverão ser considerados, entre outros julgados pertinentes, os seguintes critérios:
1) menor preço obtido para o item ou lote cotado
Neste caso, a aquisição e/ou contratação deverá ser realizada no proponente que oferecer o menor preço para o item ou lote pesquisado.
Considera-se item o produto ou serviço a ser adquirido ou contratado e lote o agrupamento de produtos ou serviços similiares. Exemplos:
• 3 (três) resmas de papel A4 = item
• 1 (um) globo terrestre = item
• Reforma da janela da biblioteca = item
• Material esportivo (bolas, redes, cordas, etc.) = lote
• Material de expediente (canetas, lápis, etc.) = lote
2) menor preço global
Quando não for viável a compra ou contratação com base no menor preço por item ou lote, devem ser registrados em ata os motivos para realização da aquisição ou contratação com base no menor preço global da proposta.
A escolha pelo menor preço global é justificada quando a compra ou contratação pelo menor preço por item ou lote:
a) for impossível, devido à natureza indivisível do objeto;
b) não compensar financeiramente;
c) trouxer prejuízo para o conjunto;
d) ocasionar desinteresse de proponentes em participarem da cotação; ou
e) comprometer a eficiência da pesquisa e o tempestivo atendimento das
necessidades prioritárias da escola.
3) melhor qualidade do produto e/ou serviço
Tão importante quanto o critério do menor preço, a qualidade do produto e/ou serviço deve ser avaliada cautelosamente pela UEx ou EM com vistas à obtenção da proposta que melhor atenda às necessidades da escola que representa.
Desse modo, a UEx ou EM, quando da realização das pesquisas de preços, deve discriminar com clareza e precisão as especificações do produto a ser adquirido e/ou do serviço a ser contratado, a fimde evitar, entre outros transtornos, a aquisição de bens e materiais de baixa qualidade, durabilidade, funcionalidade ou desempenho, e/ ou a contratação de serviços que não alcancem satisfatoriamente os resultados esperados.
Veja alguns exemplos de produtos comumente comprados com base no menor preço, sem a observância do critério de qualidade, e que trazem prejuízo ao erário:
• caneta cuja tinta resseca, vaza ou falha ao ser usada;
• cola que tem mais água que componente colante;
• lápis de grafite duro, que fura o papel ao escrever;
• borracha que, ao apagar, se desfaz e às vezes não apaga;
• copos descartáveis excessivamente finos;
• clips que enferrujam;
• grampeadores que não grampeiam;
• elásticos que ressecam;
• cadeiras que, com pouco uso, emperram os rolamentos, soltam da base, racham os braços, desbotam os tecidos, entre outros defeitos; ou
• mesas com madeiras que incham em contato com água, gavetas que não deslizam, etc.
4) prazos e condições de entrega de produtos ou execução de serviços satisfatórios
Nesse quesito, a UEx ou EM deve observar que a proposta do fornecedor ou do prestador apenas pode ser considerada vantajosa se atender, tempestivamente, às necessidades prioritárias da unidade escolar beneficiária.
Assim sendo, deve ser evitada a aquisição de bens e materiais e/ou a contratação de serviços que não possam ser disponibilizados à escola em prazos e condições compatíveis com suas necessidades.
Atenção: a inobservância desse preceito pode comprometer a manutenção e o desenvolvimento das atividades educacionais na escola.
Após a avaliação das propostas e definição dos fornecedores e/
ou prestadores dos quais poderão ser adquiridos os produtos e/ou contratados os serviços, a UEx ou EM poderá realizar a compra e/ou a contratação.
Quando da realização de aquisições e/ou contratações de pessoas jurídicas, a UEx ou EM deve exigir a apresentação de documento fiscal original (nota fiscal, cupom fiscal, fatura, etc.), emitido em conformidade com a legislação de seu ente federado.
No caso de serviços realizados por pessoas físicas (consertos, pequenas reformas, reparos, etc.), pode ser aceito, como documento probatório da despesa, recibo, desde que dele constem, no mínimo, as especificações dos serviços, o nome, CPF, RG, endereço, telefone e a assinatura do prestador.
Algumas informações devem constar dos documentos comprobatórios das despesas (nota fiscal, cupom fiscal, fatura, recibo, etc.):
a) as siglas do FNDE, do PDDE e, se for o caso, da correspondente ação agregada ao programa (Plano de Desenvolvimento da Escola – PDE Escola, Educação Integral, etc.), conforme exemplificado a seguir: FNDE/PDDE ou FNDE/PDDE/PDE Escola ou FNDE/PDDE/Educação Integral, etc.;
b) atesto de recebimento do material ou bem fornecido ou do serviço prestado, após conferência e concordância pela UEx ou EM, quando da entrega do produto ou da conclusão do serviço. Exemplo: “Atesto que os materiais discriminados nesta nota fiscal foram recebidos em xx/xx/xx”; e
c) registro de quitação da despesa dado pelo fornecedor do produto ou prestador do serviço. Exemplos: “Recebido”; “Pago”; “Quitado”.
Atenção: essas informações podem ser registradas manualmente ou mediante carimbo.
Os pagamentos das despesas devem ser efetivados mediante emissão de cheque nominativo, transferência eletrônica de disponibilidade ouordem bancária.
Toda a documentação probatória das aquisições e contratações, referidas nesse Guia de Orientações, deverá ser mantida em arquivo, em boa ordem e organização, na sede da escola beneficiária, juntamente com os demais documentos do PDDE, à disposição da comunidade escolar, do FNDE, do Ministério Público e dos órgãos de controle interno e externo.
Relembrando a documentação:
• atas registrando o levantamento das necessidades prioritárias da escola, a definição dos critérios de escolha adotados para seleção das melhores propostas, justificativas e quaisquer outros esclarecimentos pertinentes;
• orçamentos apresentados pelos proponentes;
• Consolidações de Pesquisas de Preços preenchidas;
• originais das notas fiscais, cupons fiscais, faturas, recibos, etc.;
• cópia dos comprovantes de pagamento (cheques, transferências eletrônicas de disponibilidade, etc.); e
• outros documentos julgados necessários à comprovação do uso dos recursos.
Fonte: FNDE
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